Ngày 13.11.2023, tại Hà Nội, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex/Tập đoàn) chính thức ra mắt ứng dụng Văn phòng số (Petrolimex Doffice) trên nền tảng thiết bị di động, smartphone.

Phó Bí thư Đảng ủy - Ủy viên HĐQT – Tổng Giám đốc - Trưởng Ban triển khai CĐS Petrolimex Đào Nam Hải chủ trì chương trình với sự tham dự của Phó Bí thư thường trực Đảng ủy Petrolimex Đặng Trần Hiếu; toàn thể Ban lãnh đạo Tập đoàn và Lãnh đạo, cán bộ quản lý các cấp từ Tập đoàn, Tổng Công ty, Công ty trực thuộc Tập đoàn, cùng toàn bộ thành viên Tổ triển khai Văn phòng số.

Về phía đơn vị tư vấn, xây dựng ứng dụng là Công ty Cổ phần Công nghệ Vũ Thảo có Giám đốc Lương Minh Tuấn.

Trong bối cảnh công nghệ, môi trường kinh doanh, xu hướng năng lượng đang chuyển dịch từng ngày, việc số hóa các quy trình, tiện ích văn phòng là một trong những bước đi đầu tiên trong công cuộc Chuyển đổi số toàn diện của Petrolimex với mục tiêu tối ưu thời gian xử lý, tăng cường hiệu quả quản lý, quản trị hệ thống văn bản, tác vụ, giải quyết công việc trên môi trường số và bổ sung các tiện ích, tính năng nhằm nâng cao trải nghiệm của người dùng trên nền tảng thiết bị di động thông qua ứng dụng Văn phòng số.

Trong các năm qua, Tập đoàn đã ứng dụng tin học, số hóa vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh. Để tiếp tục ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ của cuộc CMCN 4.0, đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, điều hành kinh doanh, gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, Tập đoàn đã chuẩn bị CĐS tương đối kỹ lưỡng, theo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và Chính phủ bằng các hành động cụ thể. 

HĐQT Petrolimex đã phê duyệt Chiến lược CĐS của Tập đoàn đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Trong chiến lược CĐS đã xác định để hình thành văn hóa số, con người số, sẽ triển khai 3 nhóm giải pháp cơ bản, đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, quản trị hàng hóa và quản trị khách hàng. Văn phòng số là một trong những giải pháp chính đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

Phó Bí thư Đảng ủy - Ủy viên HĐQT – Tổng Giám đốc - Trưởng Ban triển khai CĐS Petrolimex Đào Nam Hải chia sẻ: “Tập đoàn đã triển khai và đưa vào sử dụng hệ thống văn phòng điện tử eOffice xuyên suốt từ Tập đoàn đến các đơn vị thành viên từ năm 2016, nhưng hiệu quả còn ở mức hạn chế. Trong thời gian qua, Tập đoàn đã phối hợp với đối tác để hoàn thiện, nâng cấp eOffice thành DOffice - văn phòng số/văn phòng không giấy tờ, tới nay đã hoàn thiện và chính thức vận hành trên thiết bị di động. Kết quả bước đầu sẽ là cơ sở để chúng ta tiếp tục phát triển các tính năng, tiện ích và mở rộng phạm vi ứng dụng trong thời gian tới”. Để Doffice trở thành một văn phòng số thực sự, Tổng Giám đốc đề nghị Tổ triển khai Văn phòng số và đối tác tiếp tục phối hợp đáp ứng các định hướng, mục tiêu và yêu cầu chính như:

Định hướng: Doffice phải lấy CBCNV-NLĐ Petrolimex làm trung tâm; tạo lập môi trường làm việc số, góp phần xây dựng văn hóa số, con người số.

Mục tiêu: Chuẩn hóa toàn bộ quy trình làm việc tại Văn phòng Tập đoàn và các đơn vị thành viên; triển khai, quản trị, vận hành và hỗ trợ sử dụng đồng bộ, thống nhất trên một nền tảng số chung của Tập đoàn.

Yêu cầu đặt ra: Doffice giúp CBCNV-NLĐ có thể tiếp nhận và giải quyết công việc trên môi trường số, mọi lúc, mọi nơi; Giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí; góp  phần tăng năng suất và hiệu quả trong công tác quản trị doanh nghiệp;  Tạo lập môi trường làm việc cộng tác chuyên nghiệp, có sự phối hợp chặt chẽ, liên thông, đồng bộ và thống nhất từ nhân viên, người lao động đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị và Tập đoàn theo quy trình đã được chuẩn hóa, thống nhất. 

Căn cứ mục tiêu, yêu cầu đã đề ra với tinh thần triển khai quyết liệt, khẩn trương, Tổng Giám đốc đề nghị:

Một là, tất cả các đại biểu tham dự Chương trình Golive ứng dụng Văn phòng số tập trung lắng nghe kết quả bước đầu từ các chuyên gia trực tiếp thiết kế hệ thống eOffice, đã điều chỉnh và nâng cấp thành Doffice theo yêu cầu của Tập đoàn, trong đó nổi bật là các tính năng, tiện ích và phiên bản mới bổ trung trên thiết bị di động. 

Hai là, sau lễ Golive, tất cả các đại biểu tham dự hội nghị cài đặt app Petrolimex DOffice, đánh giá, góp ý để Tổ triển khai Văn phòng số và đối tác tiếp thu hoàn thiện các tính năng và tiện ích mới bổ sung  trong thời gian sớm nhất có thể; tiếp tục phối hợp chặt chẽ và quyết liệt  hoàn thiện Văn phòng số với nhiều tiện ích, thông minh hơn.

Ba là, Ban TGĐ Tập đoàn/ Lãnh đạo các Ban Tập đoàn/ Chủ tịch, TGĐ, Giám đốc, Trưởng ban chỉ đạo chuyển đổi số tại các đơn vị thành viên quan tâm, chỉ đạo quyết liệt, gương mẫu sử dụng DOffice để thúc đẩy thay đổi thói quen cũ, hình thành thói quen mới, tư duy mới, chủ động, năng động và sáng tạo; giúp tạo lập môi trường số, văn hóa số, con người số tại mỗi đơn vị/lĩnh vực mình được phân công phụ trách.

Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Ngọc Tú thay mặt Tổ triển khai văn phòng số cam kết bám sát mục tiêu, yêu cầu đặt ra với các trọng tâm triển khai như sau: (1) Ứng dụng Văn phòng số sẽ  được lan tỏa tiếp tục tới tất cả các bộ phận, cá nhân tại các đơn vị để có thể hiểu, nhận thức như nhau đối với các quan điểm, tầm nhìn, mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ, giải pháp; (2) Ứng dụng văn phòng số phải được sử dụng tối đa trong tất cả các khâu từ quản trị văn bản, quản trị nhân sự, quản lý hồ sơ, đề nghị thanh toán,…hướng tới số hóa toàn diện các quy trình, tiện ích văn phòng dựa trên nền tảng công nghệ 4.0; (3) Ứng dụng văn phòng số phải thường xuyên được cải tiến quy trình, cập nhật những tính năng mới, đa dụng, dễ tiếp cận, thân thiện với người dùng, mang tính tiện ích cao để mang lại sự trải nghiệm khác biệt cho người sử dụng, từ đó giúp nâng cao hiệu quả xử lý công việc, quản lý dữ liệu, quản trị thông tin… Phó Tổng Giám đốc - Tổ trưởng triển khai văn phòng số Tập đoàn đề nghị người đứng đầu các đơn vị thành viên đồng thời cũng là Trưởng ban chỉ đạo/ triển khai CĐS tiếp tục chỉ đạo đơn vị mình nghiên cứu, xây dựng, góp ý và đề xuất để hoàn thiện ứng dụng Văn phòng số phù hợp với thực tiễn tại đơn vị, góp phần thực hiện Chiến lược CĐS chung của Tập đoàn.