Sau 5 năm triển khai áp dụng thực hành 5S, Công ty Xăng dầu Khu vực II TNHH MTV (Petrolimex Sài Gòn) đã tạo sự khác biệt trong bản sắc, bản lĩnh, văn hóa, củng cố uy tín thương hiệu, tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, doanh nghiệp phát triển bền vững. Để hiểu rõ hơn, Tạp chí Công Thương đã trao đổi với ông Đào Văn Hùng - Trưởng ban ISO Petrolimex Sài Gòn - người say mê nghiên cứu, kiên trì ứng dụng và sâu sát 5S nhất.

PV: 5S là gì, thưa ông ?

Ông Đào Văn Hùng - Trưởng ban ISO Petrolimex Sài Gòn

Ông Đào Văn Hùng: 5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi của 5S xuất phát từ 5 ký tự đầu của tiếng Nhật, phiên âm sang tiếng Việt là Sàng lọc (S1), Sắp xếp (S2), Sạch sẽ (S3), Săn sóc (S4) và Sẵn sàng (S5).

Sàng lọc là phân loại ra những thứ cần thiết và không cần thiết. Sau đó, sắp xếpnhững thứ cần thiết theo trật tự thích hợp để có thể dễ dàng lựa chọn, sử dụng khi cần. Sạch sẽ là yêu cầu phải làm vệ sinh hàng ngày. Săn sóc, kiểm tra định kỳ để mọi người hình thành thói quen, tự giác thực hiện 3S trên hàng ngày, mọi lúc, mọi nơi. Sẵn sàng là mục tiêu, đích đến của phương pháp 5S để luôn thuận tiện, hiệu quả nhất cho công việc.

PV: Xin ông cho biết sự cần thiết, tất yếu thực hành 5S tại doanh nghiệp thương mại xăng dầu?

Ông Đào Văn Hùng: Mô hình thực hành 5S là nền tảng cơ bản để duy trì, cải tiến hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn tiên tiến trên thế giới đang được các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam nói chung, doanh nghiệp thương mại xăng dầu nói riêng áp dụng.

Người lao động làm việc trong một môi trường sạch đẹp, ngăn nắp, tiệnnghi và khoa học, tinh thần làm việc sẽ thoải mái hơn và từ đó năng suất lao động sẽ cao hơn,tạo điều kiện để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu ”An toàn - Hiệu quả - Thỏa mãn nhu cầu khách hàng”.

PV: Những rào cản, khó khăn khi triển khai 5S tại Petrolimex Sài Gòn là gì?

Ông Đào Văn Hùng:Thứ nhất, đó là việc thay đổi nhận thức của CBCNV - người lao động để họ hiểu rõ lợi ích của 5S, từ đó thay đổi hành vi, hình thành thói quen và tác phong khoa học. Thông thường, khi tiếp cận một phương pháp quản lý mới sẽ gặp trở ngại về thay đổi thói quen, nếp làm việc cũ và cũng cần có lộ trình, thời gian để thay đổi, cải tiến và thích nghi. Vì vậy, việc tuyên truyền, vận động mọi người nhận thức và thực hiện là điều cần phải được nghiên cứu và thực hiện dưới nhiều hình thức với quyết tâm cao.

Thứ hai, bản chất phương pháp 5S là quản lý bằng hiển thị, nên việc xây dựng các chuẩn hiển thị để mọi người nhận biết, thực hiện, tuân thủ là một thách thức không nhỏ đối với Petrolimex Sài Gòn, nhất là lúc ban đầu hạ tầng được đầu tư qua nhiều giai đoạn nên tính đồng bộ chưa cao. Muốn nhất thể hóa phải có thời gian, từng bước thực hiện cuốn chiếu để chuẩn hóa thống nhất với một sự kiên trì về hướng đích, quyết liệt về mục tiêu và mềm dẻo về phương pháp.

Thứ ba, đó là sự cam kết quyết liệt, ý chí của lãnh đạo cấp cao và đặc biệt là sự nêu gương của đội ngũ quản lý các cấp - thành tố quan trọng để theo đuổi thành công chương trình 5S tại mỗi phòng ban, đơn vị.

Những khó khăn này, các doanh nghiệp, tổ chức khác cũng sẽ gặp phải như Petrolimex Sài Gòn khi bắt đầu áp dụng 5S.

PV: Ông khái quát về thành quả, lợi ích mang lại cho Petrolimex Sài Gòn khi áp dụng thành công mô hình thực hành 5S?

Ông Đào Văn Hùng: Từ khi bắt đầu áp dụng cho đến nay, sau 05 năm, mô hình thực hành 5S đã được triển khai áp dụng rộng khắp, phủ 100% phạm vi toàn Công ty, giúp mọi người tiếp cận có hệ thống để tổ chức nơi làm việc, giữ gìn các nguyên tắc và tiêu chuẩn đã xác lập, duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc trong toàn Công ty. Có thể nói áp dụng 5S đã đạt được những kết quả đáng khích lệ.

Petrolimex Sài Gòn trải qua 15 năm áp dụng ISO, đến thời điểm này đã có hệ thống tích hợp chung để quản lý chất lượng - an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường (gọi tắt QSHE) theo các tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 và ISO 17025:2005 (quản lý năng lực phòng thử nghiệm). Định vị trong cấu trúc hệ thống quản lý này, 5S đóng vai trò nền tảng, công cụ giúp cải tiến mạnh mẽ mọi hoạt động trong toàn Công ty. Việc duy trì liên tục hiệu lực, hiệu quả hệ thống quản lý hiện nay của Công ty là một phần của sự đóng góp không nhỏ từ việc áp dụng công cụ cải tiến 5S.

Có thể nói rằng, hiệu quả của việc áp dụng mô hình 5S mang lại hiệu quả rất lớn và vô cùng ý nghĩa đối với Công ty mà cốt lõi là nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả; hệ thống quản lý thường xuyên được cải tiến; nơi làm việc trở nên sạch sẽ, gọn gàng ngăn nắp và khoa học hơn; người lao động tuân thủ kỷ luật lao động hơn; các điều kiện, phương tiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc; giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, tìm kiếm, tiết giảm chi phí (đặc biệt là chi phí ẩn); môi trường làm việc an toàn hơn, bảo vệ môi trường xung quanh; đặc biệt hình ảnh Công ty ngày càng được nâng cao, góp phần củng cố uy tín thương hiệu, tạo dựng niềm tin nơi khách hàng.

Tóm lại, làm được những điều đó trong 05 năm qua, tất cả đều là do phương pháp quản lý hiển thị, trực quan 5S mang lại cho Công ty.

PV: Thành quả khi áp dụng thành công 5S tại doanh nghiệp, người lao động được hưởng lợi gì?

Ông Đào Văn Hùng: “5S - đơn giản, thực tế, dễ hiểu” đã giúp thay đổi nhận thức, hình thành thói quen, tác phong chuyên nghiệp cho đội ngũ quản lý, người lao động Petrolimex Sài Gòn. Kỹ năng làm việc khoa học, chuyên nghiệp là tài sản, hành trang quý của mỗi người lao động trên con đường cống hiến và thăng tiến của sự nghiệp và thậm chí áp dụng ngay trong cuộc sống hàng ngày của bản thân mình.

Hiện nay, mọi người tổ chức công việc khoa học hơn, sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp hơn, giữ gìn vệ sinh an toàn lao động tốt hơn, và đặc biệt là ý thức chấp hành, tuân thủ quy trình, quy định, chuẩn mực quản lý của Công ty ngày càng được nâng cao. Người lao động được làm việc trong môi trường tiện nghi, an toàn, đoàn kết và thân thiện - là thành quả chung của 5S do chính tập thể người lao động tạo ra.

PV: Định hướng cải tiến quản lý chất lượng nói chung và 5S nói riêng của Petrolimex Sài Gòn trong thời gian tới là gì, thưa ông?

Ông Đào Văn Hùng:Vào cuối tháng 11 năm nay, Petrolimex Sài Gòn sẽ tổ chức Hội nghị tổng kết công tác chất lượng giai đoạn 2010 - 2015, từ đó sẽ đề ra mục tiêu chiến lượng, giải pháp, kế hoạch phát triển chất lượng cho giai đoạn 05 năm tiếp theo 2016 - 2020.

Theo đó, Công ty sẽ tiếp tục duy trì hệ thống quản lý tích hợp theo các tiêu chuẩn đang áp dụng hiện hành; đồng thời triển khai mở rộng, áp dụng thêm các tiêu chuẩn kỹ thuật quản lý chuyên ngành để đảm bảo tính đồng bộ, chuyên sâu; tất cả tích hợp vào thành một hệ thống quản lý chung, gọn nhẹ để hoàn thiện “Ngôi nhà chất lượng Petrolimex Sài Gòn” nhằm phát huy hiệu quả cao nhất.

Công ty sẽ chuyển đổi từ kiểm soát chất lượng tổng hợp (TQC) sang quản lý chất lượng toàn diện (TQM), chuyển hẳn từ quản lý điều hành doanh nghiệp truyền thống, kinh nghiệm, hành chính sang quản lý khoa học, hiệu quả,hướng đến khách hàng theo triết lý của TQM.

Tiếp tục sử dụng các công cụ cải tiến chất lượng (5S, kaizen, thống kê, đánh giá nội bộ, khắc phục phòng ngừa, xem xét của lãnh đạo), trong đó 5S là chủ đạo, cơ bản nhất. Chúng tôi sẽ phải tiếp tục hoàn thiện, nâng cấp bộ chuẩn 5S để nâng mức chất lượng yêu cầu, bên cạnh việc thường xuyên đào tạo, kiểm tra, đôn đốc thực hiện và sử dụng cơ chế khen thưởng, khuyến khích và cả chế tài để đẩy nhanh tiến độ 5S đi vào quỹ đạo kỳ vọng.