Hoạt động trên địa bàn rộng, đông dân nhưng Công ty Xăng dầu khu vực I lấy chất lượng dịch vụ làm trọng tâm nhằm xây dựng, bảo vệ thương hiệu Petrolimex, nâng tính cạnh tranh, cung cấp đủ xăng dầu cho khu vực Hà Nội, Bắc Ninh và Vĩnh Phúc. Đặc biệt, công ty không để “đứt” nguồn cung xăng dầu khi thị trường biến động.

Nhờ tự động hóa, việc lấy hàng trở nên thông suốt, hiệu quả

Công Thương-Thị trường rộng, trách nhiệm lớn

Ông Trần Đắc Xuân - Chủ tịch kiêm Giám đốc công ty

Công ty Xăng dầu khu vực I (Petrolimex Hanoi) hoạt động kinh doanh xăng dầu trên địa bàn rộng với 3 tỉnh Hà Nội, Bắc Ninh và Vĩnh Phúc. Bên cạnh đó, điều động nguồn hàng cho 14 tỉnh miền núi, trung du phía Bắc.

Ông Trần Đắc Xuân - Chủ tịch kiêm Giám đốc - cho hay: Đây là những địa bàn nhạy cảm, phức tạp, nếu sơ sảy trong kinh doanh sẽ để lại hậu quả lớn, ảnh hưởng đến uy tín công ty nói riêng và Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam nói chung. Ông Xuân ví dụ: Để 1, 2 cửa hàng trên Lai Châu, Sơn La hết hàng là “mang tiếng” ngay. Đặc biệt, tại Hà Nội, hầu hết diện tích các cửa hàng hẹp, phân luồng giao thông phức tạp, trong khi nhu cầu xăng dầu lớn.

Trước thực tế này, công ty chọn giải pháp xuất hàng hợp lý, xe xăng dầu phải vào thành phố lúc ban đêm để đổ đầy hàng bán trong ngày. Do đó, việc phối hợp giữa kho- lái xe- cửa hàng phải hết sức nhịp nhàng. Chỉ sơ suất chút thôi là xe nhập không đầy hàng, hôm sau thiếu hàng bán.

Một thách thức nữa đến từ sự phức tạp liên quan đến quy luật thương mại. Khi giá xăng dầu thế giới cao, kinh doanh xăng dầu trong nước lỗ, các cửa hàng tư nhân lại hạn chế hoặc dừng bán, người tiêu dùng dồn vào Petrolimex Hanoi, nhu cầu sẽ tăng đột biến, có khi tăng đến 50%. Tuy nhiên, khi kinh doanh ổn định, công ty có muốn đẩy mạnh bán ra để bù cho lúc lỗ cũng không dễ, vì trong lúc thù lao của Petrolimex khá ổn định thì thù lao của các đầu mối khác lại tăng cao hơn để đẩy mạnh số lượng bán ra, bù lúc họ dừng bán. Vì thế, trái với quy luật kinh doanh, lẽ ra lỗ phải hạn chế bán, Petrolimex Hanoi càng phải bán nhiều hơn. Điều này khẳng định vai trò chủ đạo, bình ổn thị trường, đặc biệt tại khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận.

Nâng cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ

Công ty thường xuyên trang bị cho cán bộ, nhân viên nhận thức đúng về văn minh thương mại, vai trò trong kinh doanh. Điều này xuất phát từ việc kinh doanh trên địa bàn Thủ đô có đặc thù khác biệt, khách hàng khó tính và có yêu cầu cao hơn các địa phương khác. Về phía người lao động, cơ chế kinh doanh kiểu cũ còn ăn sâu. Ông Trần Đắc Xuân cho rằng, trên thị trường xăng dầu, quan trọng nhất là cạnh tranh bằng chất lượng dịch vụ, vì sự khác biệt về chất lượng là không thể - xăng nào chả như nhau, theo đúng quy chuẩn. Đây là yếu tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Đặc biệt, là việc bán hàng đúng số lượng, chất lượng.

Hàng năm, công ty đều mở lớp tập huấn về văn minh thương mại. Kiên trì làm nhiều năm, nhiều lần để văn minh thương mại biến thành nhận thức, trong hành động của người lao động. “Khi anh mua hàng anh là thượng đế, khi bán hàng anh là người phục vụ thượng đế” - ông Trần Đắc Xuân nhấn mạnh.

Ngoài nhận thức, phải có chiến lược đầu tư đúng, nâng cao cơ sở vật chất đồng bộ để quản lý tốt, xây dựng hệ thống văn bản nội bộ thống nhất để quản lý. Ngay cả cuộc thi văn nghệ cũng mang nội dung tìm hiểu về quy chế, quy trình của công ty.

Viết lệnh cho khách hàng

Lái xe tự cập nhật lệnh để lấy mã số thứ tự vào nhận hàng

Tự động hóa, chặn đứng tiêu cực

Là công ty cung cấp xăng dầu lớn nhất miền Bắc, hàng ngày có hơn 400 chuyến xe vào kho lấy hàng. Việc sắp xếp xe nào vào trước, vào sau là cả vấn đề, nếu không sẽ xảy ra tình trạng lộn xộn hoặc tiêu cực, ai cũng muốn lấy hàng trước.

Trước thực trạng này, công ty đã đưa ý tưởng, xây dựng được phần mềm quản lý hoạt động lấy hàng. Theo đó, khách hàng tự đăng ký vào kho, máy tự động xếp giờ, thứ tự lấy hàng. Khách hàng sau khi đăng ký ra ngồi uống cà phê (có dịch vụ sẵn), đợi đến lượt lấy hàng thông qua màn hình báo, hoặc hệ thống truyền thanh. Điều hành chi tiết từng họng xăng hay dầu, lượng hàng... “thoát ly” hoàn toàn khỏi sự điều khiển của con người. Được biết, hệ thống tự động này đang được áp dụng duy nhất và hiệu quả tại Công ty Xăng dầu khu vực I.

Tại Tổng kho Xăng dầu Đức Giang, chúng tôi tận mắt chứng kiến quy trình xuất xăng dầu rất hiện đại và tự động hóa hoàn toàn. Từng tốp lái xe téc đến các bàn đăng ký lấy lệnh xuất hàng, sau đó ra máy tự động cập nhật lệnh xuất để lấy tích kê chờ đến lượt. Khu vực cà phê - đồ ăn nhanh tấp nập, lái xe cười nói vui vẻ đợi đến khi lấy hàng. Bên ngoài, sân bê tông bốc hơi nóng trên 40 độ giữa trưa hè. “Nếu không có quy trình này, lái xe chen nhau xếp hàng như ngày xưa đợi lấy hàng có mà “cháy đen”- anh Hà - một khách hàng quen thuộc của Công ty Xăng dầu Khu vực I dí dỏm.

Không dừng lại ở đó, công ty còn tự động hóa toàn bộ khâu xuất hàng cho khách hàng. Kho có hệ thống xuất cho từng xe. Khi lái xe đăng ký mua bao nhiêu hàng, mặt hàng gì, thì công ty làm lệnh xuất, in mã số. Xe vào bến xuất đưa mã số cho nhân viên, nạp mã số máy sẽ cấp đúng chủng loại, số lượng hàng và tự mở, tự ngắt. Nâng cao tính chính xác, không thể cấu kết giữa nhân viên và khách hàng. Lấy hàng xong, hệ thống tự động đo, chuyển vào trung tâm, in hóa đơn, lúc đó mới là hóa đơn chính xác công ty cấp hàng bao nhiêu.

Áp dụng quy trình tự động hóa giúp giảm lao động, nâng cao năng suất, rút ngắn thời gian giải quyết các vấn đề liên quan. Từ đó, nâng công suất, rút ngắn thời gian cấp hàng, vì vậy, quản lý hàng hóa rất chặt. “Chúng tôi ngồi đây nhưng không thể thất thoát lít xăng dầu nào” - ông Xuân khẳng định.